Bereits zum Jahresbeginn starteten das digitale Urkundenverzeichnis und das digitale Verwahrungsverzeichnis. Seitdem werden die Begleitdaten zu notariellen Urkunden- und Verwahrungsgeschäften zentral rein elektronisch gespeichert.

Am 01.07.2022 ist mit der Urkundensammlung dann der zweite Teil des neuen elektronischen Urkundenarchivs live gegangen. Gemäß §56 Beurkundungsgesetz werden seitdem Urkunden als elektronisches Dokument im von der Bundesnotarkammer betriebenen Urkundenarchiv gespeichert. Die elektronischen Urkunden sind dem klassischen physischen Exemplar aus Papier und mit Schnur und Prägesiegel gleichgestellt. Die Papierdokumente, die über viele Jahre in kilometerlangen Aktenschränken archiviert und gelagert wurden und Lagerräume von Notaren und Gerichten füllen, werden somit bald Geschichte sein.

Die Justiz hat erkannt, dass die Anpassung vieler Prozesse notwendig ist und enormes Potential für gravierende Verbesserungen hat. Mit der Umstellung der öffentlichen Verwaltung in digitale Prozesse schafft die Justiz Fakten und setzt Standards.

Westernacher Solutions als Dienstleister der Bundesnotarkammer (BNotK) hat zu diesem Erfolg in erheblichem Maße beigetragen. Wir haben die modulare Software-Plattform entwickelt, über die die elektronischen Urkunden über ein spezielles Modul in das Urkundenarchiv hochgeladen werden.

Für die Zertifizierungsstelle der BNotK hat Westernacher Solutions außerdem eine Software entwickelt, mit der die neuen Signaturkarten bestellt und produziert werden. Diese benötigen Notare für das Urkundenarchiv, um die Urkunden qualifiziert elektronisch zu signieren und zu verschlüsseln.

Mit der Möglichkeit des notariellen Online-Beurkundungsverfahrens, das am 01.08.2022 eingeführt wurde, ist ein weiterer Meilenstein in der digitalen Verwaltung umgesetzt worden. Bestimmte Beurkundungen, wie z.B. die Gründung einer GmbH, können damit durch den Notar per Videokonferenz durchgeführt werden. Voraussetzung dafür war §16a im Beurkundungsgesetz, das im Zuge des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) eingeführt wurde.

Zu diesem Verfahren hat Westernacher Solutions in mehrfacher Hinsicht beigetragen. Mit der Implementierung einer Umkreis- und Amtsbereichssuche wird sichergestellt, dass nur solche Notare per Videoverfahren beurkunden dürfen, die nach dem Amtsbereichsprinzip eine örtliche Nähe zu mindestens einem Beteiligten haben.

Für die Fernsignatur-Zertifikate, die bei den neuen Online-Beurkundungen benötigt werden, hat Westernacher Solutions die Software entwickelt, die diese Zertifikate für die Zertifizierungsstelle beantragt, automatisch prüft und produziert. Zur Sicherstellung der Nachweispflicht wird der Antrag schließlich im Dokumentationssystem abgelegt und archiviert.

Mit solchen digitalen Anpassungen hat die Justiz neue Prozesse etabliert, die den Auftakt zu weiteren Schritten bilden. Die öffentliche Verwaltung birgt noch viel Potential, das in den kommenden Monaten und Jahren in digitale Mechanismen umgewandelt werden kann.