Think digital: Wie man Ver­wal­tungs­pro­zesse der Justiz umkrempelt

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In der Justiz wurden 2022 bemer­kens­werte Mei­len­steine auf dem Weg zu einer effi­zi­enten digi­talen Ver­wal­tung erreicht. Das Jahr wird vor allem für Notare als ein Jahr der größten Ver­än­de­rungen in Erin­ne­rung bleiben. Wich­tige Pro­zesse wurden digi­ta­li­siert und die digi­tale Ver­wal­tung der Justiz ist dadurch große Schritte vorangekommen.

Bereits zum Jah­res­be­ginn star­teten das digi­tale Urkun­den­ver­zeichnis und das digi­tale Ver­wah­rungs­ver­zeichnis. Seitdem werden die Begleit­daten zu nota­ri­ellen Urkunden- und Ver­wah­rungs­ge­schäften zen­tral rein elek­tro­nisch gespei­chert.

Am 01.07.2022 ist mit der Urkun­den­samm­lung dann der zweite Teil des neuen elek­tro­ni­schen Urkun­den­ar­chivs live gegangen. Gemäß §56 Beur­kun­dungs­ge­setz werden seitdem Urkunden als elek­tro­ni­sches Doku­ment im von der Bun­des­no­tar­kammer betrie­benen Urkun­den­ar­chiv gespei­chert. Die elek­tro­ni­schen Urkunden sind dem klas­si­schen phy­si­schen Exem­plar aus Papier und mit Schnur und Prä­ge­siegel gleich­ge­stellt. Die Papier­do­ku­mente, die über viele Jahre in kilo­me­ter­langen Akten­schränken archi­viert und gela­gert wurden und Lager­räume von Notaren und Gerichten füllen, werden somit bald Geschichte sein.

Die Justiz hat erkannt, dass die Anpas­sung vieler Pro­zesse not­wendig ist und enormes Poten­tial für gra­vie­rende Ver­bes­se­rungen hat. Mit der Umstel­lung der öffent­li­chen Ver­wal­tung in digi­tale Pro­zesse schafft die Justiz Fakten und setzt Stan­dards.

Wes­ter­nacher Solu­tions als Dienst­leister der Bun­des­no­tar­kammer (BNotK) hat zu diesem Erfolg in erheb­li­chem Maße bei­getragen. Wir haben die modu­lare Sof­t­­ware-Plat­t­­form ent­wi­ckelt, über die die elek­tro­ni­schen Urkunden über ein spe­zi­elles Modul in das Urkun­den­ar­chiv hoch­ge­laden werden.

Für die Zer­ti­fi­zie­rungs­stelle der BNotK hat Wes­ter­nacher Solu­tions außerdem eine Soft­ware ent­wi­ckelt, mit der die neuen Signa­tur­karten bestellt und pro­du­ziert werden. Diese benö­tigen Notare für das Urkun­den­ar­chiv, um die Urkunden qua­li­fi­ziert elek­tro­nisch zu signieren und zu verschlüsseln.

Mit der Mög­lich­keit des nota­ri­ellen Online-Beur­­kun­­­dungs­­­ver­­­fah­­rens, das am 01.08.2022 ein­ge­führt wurde, ist ein wei­terer Mei­len­stein in der digi­talen Ver­wal­tung umge­setzt worden. Bestimmte Beur­kun­dungen, wie z.B. die Grün­dung einer GmbH, können damit durch den Notar per Video­kon­fe­renz durch­ge­führt werden. Vor­aus­set­zung dafür war §16a im Beur­kun­dungs­ge­setz, das im Zuge des Gesetzes zur Umset­zung der Digi­ta­li­sie­rungs­richt­linie (DiRUG) ein­ge­führt wurde.

Zu diesem Ver­fahren hat Wes­ter­nacher Solu­tions in mehr­fa­cher Hin­sicht bei­getragen. Mit der Imple­men­tie­rung einer Umkreis- und Amts­be­reichs­suche wird sicher­ge­stellt, dass nur solche Notare per Video­ver­fahren beur­kunden dürfen, die nach dem Amts­be­reichs­prinzip eine ört­liche Nähe zu min­des­tens einem Betei­ligten haben.

Für die Fern­­si­­g­natur-Zer­­ti­­fi­­kate, die bei den neuen Online-Beur­­kun­­­dungen benö­tigt werden, hat Wes­ter­nacher Solu­tions die Soft­ware ent­wi­ckelt, die diese Zer­ti­fi­kate für die Zer­ti­fi­zie­rungs­stelle bean­tragt, auto­ma­tisch prüft und pro­du­ziert. Zur Sicher­stel­lung der Nach­weis­pflicht wird der Antrag schließ­lich im Doku­men­ta­ti­ons­system abge­legt und archiviert.

Mit sol­chen digi­talen Anpas­sungen hat die Justiz neue Pro­zesse eta­bliert, die den Auf­takt zu wei­teren Schritten bilden. Die öffent­liche Ver­wal­tung birgt noch viel Poten­tial, das in den kom­menden Monaten und Jahren in digi­tale Mecha­nismen umge­wan­delt werden kann.

Wes­ter­nacher Solu­tions hat in diesem Jahr für die BNotK ver­schie­dene Lösungen ent­wi­ckelt. Damit unter­stützen wir die Digi­ta­li­sie­rung der Justiz und schaffen moderne Pro­zesse für die Notare in Deutschland.

Torsten Blum­reiter // Geschäfts­be­reichs­leiter Justiz // Wes­ter­nacher Solutions

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Torsten Blum­reiter

Geschäfts­be­reichs­leiter eJustice

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