Personalmanagement für kirchlichen Organisationen

Mit einem zentralen Informationssystem bekommen Sie einen guten Überblick über die Menschen, die für Ihre kirchliche Organisation in Haupt- und Ehrenamt eine Aufgabe übernommen haben und beantwortet die Frage „Wer macht was in unserer Kirche?“. Nutzen Sie automatisch wertvolle Informationen aus Ihren personalführenden Anwendungen und vermeiden Sie die redundante Datenerfassung in abteilungsspezifischen Fachanwendungen.

Die Verwendung von ISIDOR unterstützt Sie bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben im Bereich des Personalmanagements. Als Mitarbeiter der Personalabteilung haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Informationen zum Personal und stellen gleichzeitig allen Mitarbeitern relevante Grunddaten zur Verfügung. Auf diese Weise werden schon im Ansatz zahlreiche Anfragen aus anderen Abteilungen vermieden, da diese Informationen von allen, unter Berücksichtigung Ihrer Berechtigungsfreigaben, zentral abrufbar sind.

Personalverwaltung früher – Personalverwaltung heute

Informationen liegen in aller Regel nur der Personalabteilung vor – die Bereitstellung von Informationen ist personalaufwändig und häufig nicht exakt über Prozesse definiert
Informationen zum Personal, die u.a. Auskunft über Aufgabe in der Organisation geben, stehen allen berechtigten Mitarbeitern zeitnah und flächendeckend zur Verfügung
Die Weitergabe von Informationen kann hinsichtlich der gültigen Datenschutzbestimmungen zu Problemen führen
Informations-Nutzung beruht auf Abstimmungen mit Mitarbeitervertretung und den gültigen Datenschutzbestimmungen der Kirche
Konsolidierte Informationen aus Personalanwendungen stehen in Folgeaufwendungen nicht automatisch zur Verfügung
In Folgeanwendungen (Intranet, Internet, mobile Applikationen) können ausgewählte Informationen einfach bereitgestellt werden
Das Personalmanagement beschränkt sich auf das besoldete Personal und die Planstellen der kirchlichen Organisation
Ein zentrales System kann alle Mitarbeiter, auch ehrenamtliche und fremdbesoldete, sowie Ordensangehörige mit Informationen versorgen
Der Fokus liegt häufig auf dem aktuellen und historischen Mitarbeiterstamm. Eine Abbildung zukünftiger Personalstrukturen bleibt oftmals aus.
Historische, aktuelle und zukünftige Besetzungen aller Funktionsträger werden sichtbar und planbar.
Notwendige Planung zukünftiger Personalstrukturen sind schwierig darzustellen
Effiziente Auswertungen der Personalsituation, die vergangene und zukünftige Personalausstattungen berücksichtigen
Personalabteilungen erfassen die Personaldaten nach eigenen Ansprüchen. Die Wiederverwendbarkeit für andere Abteilungen liegt nicht im Fokus.
Informationen über Personal, Stellen, etc. können direkt in zentralen Druckwerken, Auswertungen und Folgeanwendungen verwendet werden

Nutzenpotentiale von ISIDOR im Personalmanagement kirchlicher Organisationen

Erzeugung des Stellenplans – einfach und direkt

Aus den Abteilungen treffen unterschiedliche Bedarfe zu stichtagsbezogenen Stellenplanauswertungen ein. Die Erzeugung dieser Stellenpläne ist zeitaufwändig. Häufig fehlen notwendige Daten, um die Auswertung vornehmen zu können. Anfragen können so nur unzureichend und oft zeitverzögert beantwortet werden.

Mit ISIDOR erstellen Sie einfach und direkt einen Stellenbesetzungsbericht, der historische, aktuelle und zukünftige Stellenpläne innerhalb kürzester Zeit stichtagsbezogen generiert und in diversen Exportformaten wie Microsoft® Excel®, OpenOffice und PDF zur Verfügung stellt. Die anfragende Abteilung kann somit tagesaktuelle Auskünfte beziehen und sofort im gewünschten Format weiterverarbeiten.

Sichere Stellenplanung dank frühzeitiger Benachrichtigung

Häufig werden Informationen bezüglich Personaländerungen nicht rechtzeitig kommuniziert oder liegen Mitarbeitern gar nicht vor. Auf Grund dessen werden notwendige Stellenanpassungen wie Neubesetzungen nicht vorgenommen. Dies hat zur Folge, dass inkorrekte Stellenauswertungen ermittelt und Fehlinformationen verbreitet werden. Dabei ist die Frage nach dem Zeitpunkt auslaufender Besetzungen für Arbeitsprozesse von immenser Bedeutung.

ISIDOR verfügt über ein E-Mail-gestütztes Benachrichtigungsverfahren, das die betreffenden Personalplaner im Vorfeld über auslaufende Stellen, Ämter und Projektbeteiligungen zielgerichtet informiert. Dies gewährleistet eine stets korrekte Datenlage in Bezug auf Stellenbesetzungen und eine hohe Datenqualität für weiterführende Auswertungen.

Passgenaue Auswertungen zu Stellen, Ämtern und Projektmitarbeitern

Organisationsbezogene Auswertungen, wie zum Beispiel „Seelsorgepersonal (Priester, Diakone, Pastoralreferenten, Gemeindereferenten etc.) eines Dekanats, sind nur mit viel Aufwand zu erstellen. Welches Seelsorgepersonal (Priester, Diakone, Pastoralreferenten, Gemeindereferenten etc.) arbeitet aktuell irgendwo im Dekanat?

ISIDOR stellt jedem Mitarbeiter ein Grundbestand an Informationen zu Arbeitskollegen, basierend auf den zugeteilten Rechten, zur Verfügung, die sie zur täglichen Arbeit benötigen. Hierzu zählen z.B. die öffentlichen Adress- und Kommunikationsmerkmale sowie die aktuellen Stellen und Ämter der Mitarbeiter. ISIDOR verwendet hierzu ein Konzept, dass wiederholt von den Datenschutzbeauftragten der Kirche abgenommen wurde.

Namenskonventionen für korrekte und vollständige Namen und Anreden

Die korrekte Reihenfolge von Titeln aus akademischen Abschlüssen, Weihen und damit  Ehrentiteln ist häufig nicht bekannt. Dies führt zu falschen Briefanreden und damit nicht zustellbaren Versänden. Mehraufwände durch einen erneuten Versand und Unzufriedenheit bei den Adressaten der Versände sind die direkte Folge.

ISIDOR verfügt über Generierungsfunktionen für Namenskonventionen für korrekte und vollständige Namen und Briefanreden. Damit werden Fehler sicher vermieden.

Fort- und Weiterbildungen effizient planen und dokumentieren 

Um Fort-und Weiterbildungen effizient planen und dokumentieren zu können, ist es notwendig, einsehen zu können, welcher Mitarbeiter eine solche Veranstaltung als letztes besucht hat und wann ggf. benötigte Zertifikate auslaufen. Die Dokumentation des Einsatzes von Mitarbeitern als Veranstaltungsleiter sollte für dessen Lebenslauf und Qualifikationsdarstellung ebenso erfasst werden. Für diese Aufgabe wird in vielen Fällen eine separate Software lizensiert, in der die Daten zu Fort- und Weiterbildungen redundant erfasst werden.

Mit ISIDOR werden Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen geplant und übersichtlich dokumentiert. Wertvolle Stammdaten über Kursteilnehmer, Kursleiter und Tagungsstätten sind bereits im System vorhanden und müssen nicht redundant erfasst werden. Außerdem stellt ISIDOR die Informationen, die aus den besuchten Fort- und Weiterbildungen resultieren, direkt auch am Personendatensatz dar, was im Rahmen des Personalmanagements eine wertvolle Zusatzinformation darstellt.

Zeugnisse und Nachweise dokumentieren

In jüngster Zeit wächst der Bedarf an der Dokumentation vorhandener Zeugnisse, wie zum Beispiel Führungszeugnisse und Selbstverpflichtungserklärungen. Für diese Aufgabe fehlt vielerorts eine entsprechende Erfassungsmöglichkeit und vor allem Auswertungsmöglichkeit. Dies hat zur Folge, dass oftmals zusätzliche Softwarelösungen gesucht werden.

ISIDOR verfügt über ein eigenes Modul zur Planung und Dokumentation von Zeugnissen und Nachweisen wie z.B. Selbstverpflichtungserklärungen, Präventionsschulungen und erweiterte Führungszeugnisse, und erfüllt damit die Erfordernisse der Dokumentation dieser Nachweise sowie der Organisation von Fort- und Weiterbildungen für Personen, denen die Nachweise aktuell fehlen.

Mit der Nutzung von ISIDOR in Ihrer kirchlichen Organisation …

  • … werden Informationen konsolidiert und in einem „zentralen“ Informationssystem vorgehalten.
  • … stehen Ihnen immer aktuellste Informationen zur Verfügung.
  • … erledigen Sie Aufgaben, die vormals einen hohen zeitlichen und personellen Aufwand mit sich brachten, auf Knopfdruck.
  • … machen Sie Kirche transparenter.

ISIDOR – auf einen Blick

  • Zentralisierung aller Stammdaten Ihrer Organisation in einem System
  • Schrittweise Reduktion der Anzahl der IT-Anwendungen in Ihrer Organisation
  • Open Source Komponenten dienen als Fundament für eine moderne und zukunftssichere Webapplikation
  • Flexible Export-Funktionen in verschiedene Formate (z.B. CSV)
  • Zugangskontrolle über ein ausgefeiltes Berechtigungssystem
  • Anbindungen an bestehende Softwarelösungen minimieren die Datenpflege
  • Durch administrierbare Zusatzfelder Anforderungen selbst umzusetzen

ISIDOR – Schnittstellen

  • Benutzerimport für ActiveDirectory / LDAP
  • SingleSignOn-Lösungen für Windows Umgebungen
  • Personal- und Besoldungssysteme (KIDICAP, TDS Personal)
  • Anbindung an bestehende Dokumenten Management Systeme möglich
  • Meldewesen (Einspeisung statistischer Daten)
  • Liegenschaftsverwaltungen (IMMO, CAPITOL)