Schematismus, Personalverzeichnisse und Druckwerke in kirchlichen Organisationen

Zentrale Verzeichnisse und Dokumente regelmäßig und vollautomatisch erzeugen –  mit einem zentralen Informationssystem ist dies einfach möglich. Nutzen Sie die integrierte Publikationsfunktion, um aktuelle Informationen im Intranet zu veröffentlichen oder via E-Mail an interne / externe Mitarbeiter zu verteilen.

ISIDOR unterstützt Sie bei der Erstellung Ihres Schematismus, Ihrer Verzeichnisse und Druckwerke. Als zentrales Informationssystem bietet es Ihnen die Möglichkeit, benötigte Informationen auf Knopfdruck tagesaktuell zu ermitteln. Der hohe Zeitaufwand, Informationen zu konsolidieren und Dokumente zu erstellen, wird erheblich verringert.

Druckwerke früher – Druckwerke heute

Grundlagen für Druckwerke und Verzeichnisse werden in Dokumenten (z.B. Word) gepflegt, enthaltenen Informationen werden oftmals redundant und manuell erfasst
Ein zentrales Informationssystem bildet die Grundlage für Druckwerke und Verzeichnisse, hieraus werden Informationen vollautomatisch ermittelt
Zentrale Druckwerke werden auf Grund des hohen redaktionellen Aufwands nur alle 3-5 Jahre veröffentlicht
Dokumente und Reports können auf Wunsch tagesaktuell zur Verfügung gestellt werden
Druckwerke werden über eine Druckerei in hohen Auflagen produziert und dem Empfängerkreis zur Verfügung gestellt
Auflagen gedruckter Werke können reduziert werden, da alle Informationen auch online abrufbar und exportierbar sind
Die Informationen für Personalverzeichnisse müssen oft in zeitaufwändigen Recherchen bei diversen Abteilungen erfragt und integriert werden
Alle Informationen, die für Personalverzeichnisse benötigt werden, sind in ISIDOR bereits in konsolidierter und geprüfter Qualität vorhanden und können aus dieser zentralen Datenquelle verwendet werden.

Nutzenpotentiale im Bereich Schematismus, Personalverzeichnisse und Druckwerke

Dokumentation der kirchlichen Organisation

Aus zahlreichen Fachanwendungen müssen Daten in wenige oder gar nur ein Druckwerk zusammengeführt werden. Für manche Informationen fehlen Anwendungen vollständig. Dies führt dazu, dass die Dokumentation in einer Textverarbeitung fortgeschrieben wird und nur dort vorhanden ist.

ISIDOR ist in der Lage, die gesamte Organisationsstruktur mit allen erforderlichen Informationen in Form von Druckwerken abzubilden und als PDF zu exportieren. Der Archivar hat somit eine zentrale Quelle für relevante Informationen, um die gesamte kirchliche Organisation in Struktur, Personal und Aufgabenverteilung zu archivieren.

Archivieren elektronisch vorliegenden Daten

Über die ideale Form der Archivierung von kirchlichen Fachanwendungen wird zum Teil kontrovers diskutiert. Verschiedene Formate (z.B. XML und PDFa) werden dabei in Betracht gezogen, die Frage der Archivierung und Lesbarkeit der Formate und Inhalte bleibt allerdings weitestgehend ungeklärt.

ISIDOR transferiert hochgradig vernetzte Daten einer modernen Webapplikation in gut strukturierte Dokumente – auch zum Ziel der Langzeitarchivierung. Der Archivar kann die Frage nach dem geeigneten Medium zum Archivieren mit ISIDOR beantworten.

Erstellung des gedruckten Gesamtschematismus

Die benötigte Stückzahl des gedruckten Schematismus sinkt Jahr für Jahr. Die Aufwände zur Erzeugung sind aber gleichbleibend hoch, der Druck des Schematismus (Almanach, Personalverzeichnis) ist in kirchlichen Organisationen mit monatelangen Vorbereitungen und Recherchen verbunden.

Durch die zentrale Datenhaltung von ISIDOR ist es möglich, alle grundlegenden Bestandteile des Schematismus aus ISIDOR zu erzeugen und für den Druck bereitzustellen. Diese werden mit den statischen Inhalten der Verzeichnisse zu einem Gesamtdruckwerk inkl. Index aus ISIDOR zur Verfügung gestellt und verteilt.

Dokumente auf Knopfdruck erzeugen

Der Nachfrage nach häufig aktualisierten Dokumenten kann nicht nachgekommen werden, da diese manuell und mit viel Aufwand erzeugt werden.

Wertvolle Einzeldokumente, wie die Darstellung der Seelsorgestruktur mit deren Mitarbeitern oder auch das Handbuch der Seelsorger, können in ISIDOR ad hoc zentral erstellt werden. Dies spart Kosten und stellt den Mitarbeitern Listen zur Verfügung, die sie sonst in dieser Frequenz nicht zur Verfügung hätten.

Zentrale Dokumente veröffentlichen

Die Verteilung zentraler Dokumente per E-Mail und im Intranet verursacht hohe Verwaltungsaufwände.

ISIDOR kann Dokumente automatisch per E-Mail oder über das Intranet veröffentlichen. Somit werden auch Menschen, die keinen direkten Zugriff auf die ISIDOR-Anwendung haben, mit aktuellen Informationen versorgt.

Bereitstellung eines Online-Schematismus

Der Nachfrage nach einem Online-Schematismus im Intranet, idealerweise auch in Form einer mobilen Anwendung, kann nicht nachgekommen werden. Gründe hierfür sind technische Hürden und Bedenken auf Seiten von Mitarbeitervertretung und Datenschutzbeauftragten.

Die Applikation ISIDOR mobile stellt alle öffentlichkeitstauglichen Daten aus dem zentralen System ISIDOR für mobile Endgeräte und Desktop-Rechner zur Verfügung. Somit haben alle Menschen Zugriff auf die öffentlichen Daten ihrer Kirche und erleben diese als transparente und offene Organisation, die mit zahlreichen Angeboten und Unterstützungsleistungen die Menschen vor Ort unterstützt.

ISIDOR mobile benötigt keine separate Datenerfassung, sondern speist sich zu 100% aus den Daten der ISIDOR Anwendung. Somit wird ein zusätzliches Angebot für die kirchlichen Mitarbeiter und Mitglieder ohne jeglichen Personalmehraufwand geschaffen.

Mit der Nutzung von ISIDOR in Ihrer kirchlichen Organisation …

  • … werden Informationen konsolidiert und in einem „zentralen“ Informationssystem vorgehalten.
  • … stehen Ihnen immer aktuellste Informationen zur Verfügung.
  • … erledigen Sie Aufgaben, die vormals einen hohen zeitlichen und personellen Aufwand mit sich brachten, auf Knopfdruck.
  • … machen Sie Kirche transparenter.

ISIDOR – auf einen Blick

  • Zentralisierung aller Stammdaten Ihrer Organisation in einem System
  • Schrittweise Reduktion der Anzahl der IT-Anwendungen in Ihrer Organisation
  • Open Source Komponenten dienen als Fundament für eine moderne und zukunftssichere Webapplikation
  • Flexible Export-Funktionen in verschiedene Formate (z.B. CSV)
  • Zugangskontrolle über ein ausgefeiltes Berechtigungssystem
  • Anbindungen an bestehende Softwarelösungen minimieren die Datenpflege
  • Durch administrierbare Zusatzfelder Anforderungen selbst umzusetzen

ISIDOR – Schnittstellen

  • Benutzerimport für ActiveDirectory / LDAP
  • SingleSignOn-Lösungen für Windows Umgebungen
  • Personal- und Besoldungssysteme (KIDICAP, TDS Personal)
  • Anbindung an bestehende Dokumenten Management Systeme möglich
  • Meldewesen (Einspeisung statistischer Daten)
  • Liegenschaftsverwaltungen (IMMO, CAPITOL)