Adressverwaltung für kirchlichen Organisationen

Konsolidieren Sie alle Adressbestände Ihrer kirchlichen Organisation in einer zentralen Anwendung und versorgen Sie Ihr haupt- und ehrenamtliches Personal mit zuverlässigen und stets aktuellen Adressinformationen. Damit legen Sie den Grundstein für alle adressbasierten Informationen in Druckwerken, auf Ihren Internetauftritten und Ihren Karten.

ISIDOR unterstützt Sie, alltägliche Herausforderungen im Bereich des Adressmanagements zu bewältigen. Durch die Arbeit mit einem zentralen Informationssystem vermeiden Sie redundante Datenpflege in Fachanwendungen und haben die Möglichkeit, jederzeit auf tagesaktuelle Informationen zurückzugreifen. Neben der nicht unwesentlichen Zeitersparnis durch den geringeren Pflegeaufwand verbessern Sie gleichzeitig die Datenqualität und erfüllen zudem noch alle Richtlinien hinsichtlich des Datenschutzes.

Adressverwaltung früher – Adressverwaltung heute

Adressen liegen in multiplen Anwendungen, Listen und Dokumenten vor – Mitarbeiter sind unsicher, welche Adresse genutzt werden kann
Adressen werden in einer zentralen Anwendung gespeichert – jedes Objekt hat eine eindeutige Adresse und Verteiler
Adressänderungen werden in zahlreichen Anwendungen manuell durchgeführt, was zu hohen Personalkosten und Fehlerquoten führt
Adressänderungen werden an einer Stelle durchgeführt, dadurch Reduzierung der Fehler und Erhöhung der Aktualität
Das Arbeiten mit parallelen Adressbeständen in unterschiedlichen Anwendungen ist oft ineffizient
Ein zentraler Zugriff auf Kontaktinformationen ermöglicht schlanke Arbeitsprozesse
Adressen werden in Folgeanwendungen wie Internetauftritt, Apps oder Karten fehleranfällig und zeitaufwändig manuell erfasst
Zentrale Adressverwaltungen speisen automatisch angebundene Systeme mit fehlerfreien Informationen
Weitergabe von Adressänderungen ist individuell organisiert und führt zu falschen oder ausbleibenden Adresskorrekturen
Weitergabe von Adressänderungen entfällt vollständig, da die Adressen im zentralen Datenbestand konsolidiert vorliegen
Probleme beim Versand wichtiger Schriftstücke durch veraltete oder fehlende Adressen
Zentraler Adresspool erzeugt automatisch Versandlisten mit aktuellen Daten – keine Irritationen mehr durch falsch adressierten Versand
Datenpflege obliegt dem jeweiligen Inhaber der Liste bzw. der Adressdatenbank – Ohne zentrale Vorgaben kommt es so oft zu individuellen Wegen der Datenpflege
Erfassung der Adressen in einheitlicher und definierter Form erleichtern die Wiederverwendung in Folgeanwendungen erheblich

Nutzenpotentiale einer zentralen Adressverwaltung in kirchlichen Organisationen

Kontaktinformationen im direkten Zugriff

Neue Kollegen werden eingestellt, andere versetzt, interne Organisationen werden neu strukturiert – damit ändern sich Erreichbarkeiten, Telefonnummern und Adressen. Zur effizienten Kommunikation und Arbeitsorganisation sind aktuelle Kontaktdaten und der einfache Zugriff auf diese unabdingbar. Die Recherche nach Adressen und zuverlässigen Kommunikationsmerkmalen ist oft zeitraubend. Viele zentrale Prozesse der Organisation werden gestört, wenn zu Gesprächspartnern keine Kommunikation hergestellt werden kann.

ISIDOR ist die zentrale Auskunftsstelle für Adressen Ihrer kirchlichen Organisation, korrekte Adressen und Kontaktdaten zu finden wird zur Selbstverständlichkeit und kostet den Anwender nur noch einen Wimpernschlag. ISIDOR verbindet sich mit zentralen Fachsystemen Ihrer Organisation (z.B. Personalmanagement-System oder zentrales Besoldungssystem) und löst veraltete Datenquellen ab. Die Frage „Wer hat die aktuelle Adresse?“ stellt sich damit nicht mehr, da ISIDOR immer die aktuellen Kontaktinformationen vorhält. Sie gewinnen somit wertvolle Zeit für die eigentliche Aufgabe und können Ihre Arbeit effizient gestalten.

Umfassender Überblick über Funktionen und Verantwortlichkeiten

Kirchliche Organisationen haben hunderte Mitarbeiter. Aufgaben und Verantwortlichkeiten wechseln im Laufe der Zeit. Umso wichtiger ist die korrekte Abbildung aktueller Funktionen der Mitarbeiter, die diese als Stellen- oder Amtsinhaber innehaben oder auch über die Mitarbeit in einem Projekt oder einem Ehrenamt. Fehlt der Überblick über Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeiter, können diese nicht effizient in Projekte eingliedert und nach ihren Fähigkeiten optimal eingesetzt werden.

Mit ISIDOR schaffen sie einen vollständigen Überblick über die Funktionen einer Person auf Grundlage ihrer Stelle und gleichzeitig der Funktionen, die die Person über Ämter innehat. Über die integrierte Gremienverwaltung rücken wichtige Funktionen der Mitarbeiter, die diese über Ämter erhalten, in den Fokus. Die Organisation erhält einen besseren Überblick über das Personal, um eine optimale Ressourcenplanung umsetzen.

ISIDOR erlaubt das Suchen und Finden von Personen anhand deren Tätigkeiten. Gerade für neue Mitarbeiter werden die Zusammenhänge in der Organisation transparent dargestellt. Diese lassen sich so schneller in die Arbeitsprozesse integrieren.

Zugang zu Basisdaten des aktuellen Mitarbeiterstamms 

Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung haben keinen Zugriff auf zentrale Stammdaten von Kollegen und müssen diese zeitaufwändig anfragen. Oftmals sind aber genau diese einfachen Grunddaten über Kollegen für die tägliche Arbeit erforderlich. Hierzu zählen öffentliche Adresse mit Raumbelegung, Erreichbarkeit und Kommunikationsmerkmalen sowie ein Überblick über die aktuellen Funktionen.

ISIDOR stellt jedem Mitarbeiter ein Grundbestand an Informationen zu Arbeitskollegen, basierend auf den zugeteilten Rechten, zur Verfügung, die sie zur täglichen Arbeit benötigen. Hierzu zählen z.B. die öffentlichen Adress- und Kommunikationsmerkmale sowie die aktuellen Stellen und Ämter der Mitarbeiter. ISIDOR verwendet hierzu ein Konzept, dass wiederholt von den Datenschutzbeauftragten der Kirche abgenommen wurde.

Zugriff auf die aktuelle Struktur in Verwaltung und Seelsorge

Strukturen einer kirchlichen Verwaltung unterliegen Änderungen. Dazu kommt die erhebliche Anzahl an Organisationsebenen und -einheiten, die den Überblick für Mitarbeiter erschwert. Ohne klare und eindeutig definierte Strukturen, ergeben sich erhebliche Schwierigkeiten bei der Personalplanung und Organisationsweiterentwicklung. Auswertungen, die auf inkorrekten Strukturen aufbauen, sind ebenso fehlerhaft und führen in Konsequenz auch zu Fehlentscheidungen.

Das zentrale Informationssystem ISIDOR ermöglicht jedem Mitarbeiter Zugriff auf die aktuellen Strukturen der Organisation. Die Detailtiefe der Information kann hierbei über umfangreiche Berechtigungsmechanismen gesteuert werden. Mit diesen verlässlichen Informationen können Mitarbeiter valide Auswertungen vornehmen und korrekte Arbeitsergebnisse abliefern. Klar definierte und eindeutige Strukturen liefern eine Grundvoraussetzung für korrekte und sinnhafte Auswertungen, die dann als fundierte Entscheidungsgrundlage herangezogen werden können.

Individuelle Adresslisten pflegen, verwalten und verwenden 

Fast jeder Mitarbeiter hat den Bedarf nach individuell pflegbaren Personen- und Einrichtungslisten, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Häufig werden diese Listen auch zur Generierung eines Mailverteilers benötigt. Viele Softwarelösungen bieten keine Möglichkeit, diese individuellen Listen auszuprägen. In der Praxis greifen die Mitarbeiter deshalb größtenteils zu Office-Lösungen, in denen sie die notwendigen Listen sehr zeitaufwändig und redundant zu zahlreichen anderen Kollegen führen.

ISIDOR bietet jedem Mitarbeiter mit entsprechendem Zugang die Möglichkeit, individualisierte Darstellung der Ergebnismengen auszuprägen sowie häufig benötigte Filter zu speichern. Auswertungen, die ein Mitarbeiter häufig benötigt, können als individuelle Favoriten bereitgestellt werden oder auch zentral zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter profitieren von zentral erstellten Listen, die auf ihre Bedürfnisse passgenau erzeugt werden. Diese Listen können dann auch den Kollegen zur Verfügung gestellt werden, die im gleichen Themenumfeld arbeiten.

Mit der Nutzung von ISIDOR in Ihrer kirchlichen Organisation …

  • … werden Informationen konsolidiert und in einem „zentralen“ Informationssystem vorgehalten.
  • … stehen Ihnen immer aktuellste Informationen zur Verfügung.
  • … erledigen Sie Aufgaben, die vormals einen hohen zeitlichen und personellen Aufwand mit sich brachten, auf Knopfdruck.
  • … machen Sie Kirche transparenter.

ISIDOR – auf einen Blick

  • Zentralisierung aller Stammdaten Ihrer Organisation in einem System
  • Schrittweise Reduktion der Anzahl der IT-Anwendungen in Ihrer Organisation
  • Open Source Komponenten dienen als Fundament für eine moderne und zukunftssichere Webapplikation
  • Flexible Export-Funktionen in verschiedene Formate (z.B. CSV)
  • Zugangskontrolle über ein ausgefeiltes Berechtigungssystem
  • Anbindungen an bestehende Softwarelösungen minimieren die Datenpflege
  • Durch administrierbare Zusatzfelder Anforderungen selbst umzusetzen

ISIDOR – Schnittstellen

  • Benutzerimport für ActiveDirectory / LDAP
  • SingleSignOn-Lösungen für Windows Umgebungen
  • Personal- und Besoldungssysteme (KIDICAP, TDS Personal)
  • Anbindung an bestehende Dokumenten Management Systeme möglich
  • Meldewesen (Einspeisung statistischer Daten)
  • Liegenschaftsverwaltungen (IMMO, CAPITOL)