Outlook Integration
für Alfresco

Die strukturierte und automatisierte Ablage von E-Mails sowie deren einfache und schnelle Recherchierbarkeit ist eine Schlüsselanforderung an modernes IT-Management. Mit der intelligenten Outlook Integration für Alfresco sparen sie wertvolle Arbeitszeit und damit auch hohe Kosten. Gleichzeitig ermöglicht er ihnen direkten Zugriff auf alle E-Mails, die mittlerweile einen hohen Anteil des gesamten Wissens eines Unternehmens beinhalten.

Mit der leistungsfähigen Outlook Integration stellen sie die zentrale und strukturierte Archivierung von E-Mails in ihrem Unternehmen sicher, und das über ein komfortabel zu bedienendes, in ihrer bekannten Arbeitsumgebung integriertes Tool.

Akzeptanz erhöhen

User Experience steigern

Qualität verbessern

Alfresco Outlook Integration – arbeiten Sie direkt in Ihrer gewohnten Umgebung

Die zentrale Komponente der Outlook Integration ist ein einfach zu installierendes PlugIn für den Outlook Client (ab Version 2010). Beliebige Verzeichnisse des zentralen Alfresco Repositories können als Zielorte für E‐Mails definiert werden und blenden sich nahtlos in die Ordneransicht von Outlook ein. Mittels Drag & Drop kann der Anwender seine Mails in das Repository überführen und neben den automatisch extrahierten Eigenschaften der Mails auch entsprechend konfigurierte Metadaten hinzufügen.
Screenshot User-Interface Outlook Integration für Alfresco

Strukturierte Informationsverwaltung – flexibel konfigurierbar

Die Ablage der E-Mails und ihrer Anhänge lässt sich in der Outlook Integration umfassend und verzeichnisspezifisch konfigurieren. Neben der manuellen Erfassung zusätzlicher Metadaten besteht die Möglichkeit, nur die Anhänge oder den Text plus Anhänge abzulegen. Im Rahmen der Speicherung der E-Mails erfolgt eine umfassende Indizierung der enthaltenen Informationen.

Postfach in Alfresco – behalten Sie den Überblick

Die abgelegten Mails stehen in Alfresco in einer übersichtlichen Postfach‐Ansicht zur Recherche und Verwaltung bereit. Dieses Postfach zeichnet sich durch folgende Features aus:

  • Anzeige des Mail‐Inhalts im Text‐ oder HTML‐Format
  • Zugriff auf die Original .msg‐Datei zur Weiterverarbeitung im Lotus Notes Mail‐Client
  • Übersichtliche Darstellung aller Anhänge
  • Anzeige von Anhängen im Browser in mehr als 200 Dateiformaten (mit dem DocViewer für Alfresco)
  • Umfassende Such‐ und Recherchefunktionen durch Verschlagwortung und Volltextindizierung

„The Outlook E-Mail-Manager for Alfresco helped us retrieve and archive loads of critical content from user mailboxes for improved operational documentation, compliance and sharing. Ease of use and easy access to Alfresco sites, cases and folders directly from Outlook has driven users on to our Alfresco platform leading to improved adoption rates.“
Niclolai Sally, Enterprise Architect, Nukissiorfiit Greenland Utility

Features innerhalb von Outlook

  • Attachments Stripping, Anhänge werden automatisch in einem definierten Ordner in Alfresco abgelegt, versendet wird in der Mail nur der Link zum Anhang
  • Volle Integration der Alfresco Workflow Funktionalitäten
  • Alfresco Share / Alfresco Explorer-Seite sind über das Kontextmenü jeder abgelegten Datei erreichbar
  • 11 Sprachen verfügbar – z.B. Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch, etc.
  • Dokumente (auch als Link) aus dem Alfresco Repository E-Mails einfach per Drag & Drop oder über das Kontextmenü anhängen
  • Dokumente online bearbeiten
  • Verschlagwortung und Volltextindizierung
  • Visualisierung bereits abgelegter E-Mails per Icon im Posteingang
  • Hover-Preview von Alfresco-Dokumenten in Outlook
  • Persönliche Favoriten auf Site-, Ordner- und Dokumenten-Level definierbar
  • Doppelklick auf ein Dokument öffnet dieses in der zugewiesenen Anwendung
  • Drag & Drop E-Mails und Dokumenten innerhalb von Outlook
  • Erweiterte Anzeige der Suchergebnisse im Suchbereich des E-Mail-Managers
  • Dublettenabgleich während der Archivierung auf Repository-, Site- oder Ordnerebene
  • Kontextmenüs mit zahlreichen DMS-Funktionen
  • Integrierte Alfresco Suche (Ordner, Dokumente, Volltextsuche etc.) mit anpassbaren Suchfeldern
  • E-Mail-Archivierung mit Stubbing möglich (Mail wird in Alfresco abgelegt und durch einen Link im Posteingang ersetzt)
  • Komplette E-Mail-Details, auch wenn sie per Stubbing archiviert wurden, sind über das Kontextmenü abrufbar

Features innerhalb von Alfresco

  • E-Mail-Details auf einen Blick in Alfresco Share
  • Individuelle Suchmaske für E-Mails in Share
  • Verbessertes Look & Feel
  • E-Mail-Headerbox in der Mail-Preview mit allen wichtigen Informationen und direktem Zugang zu den Mail-Anhängen
  • “Neue E-Mail”-Aktion direkt aus Alfresco